Assurer une veille réglementaire efficace, premier pas vers la conformité

La mise en place d’un système structuré de veille réglementaire personnalisée est la clé incontournable de cette mise en conformité. Les bénéfices seront nombreux pour l’entreprise :

• Identification et traitement des non-conformités, et parfois même, meilleure prévention des accidents et des atteintes à l’environnement…
• Vue exhaustive des obligations réglementaires applicables qui permet des prises de décision éclairées et mesurées, face à un risque connu / "réel"
• Limitation des pénalités ou coûts, associés aux contrôles, accidents ou condamnations (enjeux pénaux et assurantiels)
• Meilleure image de l’entreprise auprès de ses parties intéressées (partenaires, institutions, clients et consommateurs finaux, ...) et plus généralement de la société civile
• Anticipation des obligations futures, prise en compte de leurs impacts dans la stratégie et des investissements associés

Assurer une veille réglementaire efficace demande toutefois d’y consacrer du temps, des compétences spécifiques, et de la disponibilité. C’est pourquoi de nombreuses entreprises décident de recourir à son externalisation en faisant appel à un prestataire spécialisé en veille réglementaire.

Pourquoi mettre en place une veille réglementaire HSE ?

Un impératif face à une réglementation abondante, changeante et complexe

En Santé-Sécurité au Travail comme en matière Environnementale, les réglementations française et européenne s’avèrent particulièrement foisonnantes et complexes. Début 2019, la France seule faisait état d'environ 318 000 articles législatifs et réglementaires, répartis sur l'ensemble de ses codes (73 codes officiels en vigueur).

Des compétences juridiques, mais également techniques, sont donc indispensables pour s’approprier la réglementation HSE applicable à son entreprise. Quiconque a déjà pratiqué une veille réglementaire conviendra par ailleurs, que les textes juridiques ne se distinguent pas toujours pas leur limpidité (multiples renvois vers d’autres articles, formulations juridiques alambiquées, etc.), malgré la décision du conseil constitutionnel en décembre 1999 de créer un nouveau objectif de valeur constitutionnelle : l’accessibilité et l’intelligibilité de la loi. Cette décision avait conduit à la création du site Service-public.fr (en décembre 2000) et l'édition électronique du Journal officiel (en juin 2004).

Suivre l’évolution de ces exigences légales et réglementaires demande ainsi une vigilance constante, mais également du temps pour pouvoir identifier uniquement les textes applicables et s’approprier les différents contenus. Pour être pleinement efficace, il est impératif que ce suivi soit organisé, régulier et structuré et c’est là tout l’intérêt de la mise en place d’un véritable processus de veille réglementaire HSE.

Un préalable nécessaire à la certification des normes ISO ou autres référentiels

Les entreprises sont toujours aussi nombreuses, chaque année, à souhaiter concrétiser leur engagement en s’engageant dans une démarche de certification, grâce à la mise en place d’un système de management. 

Or, l’ensemble des systèmes de management, structurés par des normes et des référentiels, ont en commun de rendre obligatoire pour l’entreprise la mise en place d’un processus formalisé de veille réglementaire pour pouvoir conduire l'évaluation de la conformité. De nombreux chapitres font état de ces attentes, comme par exemple pour :

• Norme ISO 14001 – chapitres 4.2; 4.3, 6.1.1, 6.1.3, 6.1.4, 9.1.2, 9.3
• Norme ISO 50001 – chapitres 4.2; 4.3, 5.2, 6.1.2, 6.2.2, 8.1, 9.1.2, 9.3
• ‍Norme ISO 45001 – chapitres 4.2; 4.3, 5.1, 5.2, 6.1.1, 6.1.2.3, 6.1.3, 6.1.4, 7.3, 7.4.1, 8.1.3, 9.1.2, 9.2.1, 9.3
• Référentiel MASE (Manuel d’Amélioration Sécurité Entreprise) : Un des principes essentiels de la « Politique Sécurité Santé Environnement » doit être de : « s’informer de la réglementation, l’appliquer et vérifier son application. »
• EMAS – Annexe II.-B.1 : « Les organisations désireuses d’être enregistrées dans le cadre de l’EMAS doivent être en mesure de démontrer : (…) 3) qu’elles ont mis en place des procédures leur permettant de satisfaire en permanence aux exigences environnementales en vigueur. »

Un point clé de la gouvernance pour piloter son image de marque sur un marché et surtout, garantir une véritable maitrise des risques

Les conséquences du non-respect de la réglementation peuvent être très variables, d'invisibles à très impactantes. Ces conséquences vont aussi dépendre de qui la découvre et la met au grand jour : le mieux étant évidement lorsque c'est l'entreprise elle-même!! Elles peuvent aller d’une simple amende à un arrêt de l’exploitation, une condamnation au pénal ou une image de marque détériorée. Dans ce dernier cas, la confiance et la motivation des salariés de l'entreprise peuvent être aussi altérées.

Le choix de conduire une veille sera donc idéalement inscrit dans les points de gouvernance.

Disposer d’un système structuré (processus) de veille réglementaire  est le gage d'une véritable maitrise des risques financiers, pénaux et assurantiels, de maintenir son image de marque, en évitant des révélations délétères. Cela permet aussi de mieux crédibiliser l’entreprise auprès de toute administration, en facilitant grandement les échanges dans le cadre d'inspections ou autres contrôles.

Comment mettre en place sa veille réglementaire HSE ?

Déterminer exhaustivement l’ensemble des exigences applicables

Cerner précisément le champ d’activité de l’entreprise et toutes ses spécificités

Afin de déterminer précisément son référentiel réglementaire HSE, c’est à dire identifier les références / exigences réglementaires qui lui sont applicables à un instant T, l’entreprise souhaitant mettre en place un système de veille réglementaire devra nécessairement passer par une première étape d'indentification. 

Elle doit alors connaitre précisément la nature des activités, procédés, produits (quantités, natures, propriétés, ...), services et matières mis en œuvre, ainsi que les caractéristiques spécifiques de l’entreprise (taille, effectif, etc.).

Identifier les réglementations applicables, point de départ

Il s’agit ensuite, au regard des données collectées, de répertorier pour chacune d’entre elles, les différents textes réglementaires applicables (français et européens) afin de construire le référentiel réglementaire HSE de l’entreprise, références par références. Il s’agira là de ne pas s’enfermer sur un code spécifique car la réglementation applicable sur une thématique donnée ( ex: Environnement, Santé Sécurité au travail, Energie, ....) existe dans plusieurs codes et en dehors, comme les arrêtés ministériels, par exemple.

Construire un référentiel HSE exhaustif demande du temps car il faut lire le contenu de chaque référence pour identifier son adéquation avec le contexte de l'entreprise. Cela peut être aussi compliqué pour un responsable QSE qui, bien qu’il soit en charge de ce processus de veille réglementaire, ne dispose pas toujours des outils, des sources documentaires et des connaissances adaptés pour sélectionner chaque texte applicable. Le sujet peut se corser si l'entreprise est concernée par les Installations Classées pour la Protection de l'Environnement (ICPE). Un bilan de classement est alors indispensable pour collecter les arrêtés ou les articles associés aux rubriques et statuts retenus.

Il peut ainsi être intéressant de faire appel à un prestataire extérieur spécialisé dans la veille réglementaire. Ce dernier disposera en effet déjà d’une base de données à jour de l’ensemble de la réglementation HSE et de méthodes propres, développées pour assurer à son client un gain de temps certains ainsi que la liste exhaustive des textes strictement applicables. On parle alors de veille réglementaire personnalisée.

Le niveau de personnalisation de cette liste va varier ensuite d'un prestataire à l'autre, selon ses méthodes de travail. Le risque d'une personnalisation partielle sera alors d'avoir bien tous les textes applicables, plus d'autres non applicables, qui pollueront à la fois le travail de suivi des évolutions réglementaires puis de l'évaluation de la conformité.

Suivre les évolutions réglementaires

Consulter les sources officielles

Une fois le référentiel réglementaire établi, la seconde phase du processus de veille débute.

Les textes parus quotidiennement peuvent entrainer soit des créations de nouvelles références réglementaires, soit des modifications de textes existants, soit des abrogations (fin de vie d'un texte réglementaire). Il est ainsi essentiel de se tenir informé de ces parutions et de leur impact afin de pouvoir procéder à la mise à jour du référentiel réglementaire de son entreprise. A chaque parution, le travail d'identification des textes qui vous concernent doit être reconduit. Il impose

Ce travail passe par la consultation de sources officielles, au premier rang desquelles les journaux officiels :

• Le JORF (Journal Officiel de la République Française) paraît chaque jour et est consultable directement sur le site https://www.legifrance.gouv.fr/ . Il s’agit d’un support primordial recensant l’ensemble des textes législatifs (lois) et réglementaires (arrêtés, décrets) publiés. Notez que vous pouvez vous y abonner afin de le recevoir chaque matin directement dans votre boîte mail.

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• Le JOUE (Journal Officiel de l’Union Européenne) est également publié quotidiennement et consultable sur le site https://eur-lex.europa.eu/ . Il recense l’ensemble des textes européens publiés (directives, règlements).

Par ailleurs, consulter les projets de textes ouverts à consultation publique peut être un bon moyen d’anticiper les futures réglementations et s’y préparer, bien que cette anticipation ne soit pas toujours pertinente du fait des écarts entre la forme initiale et définitive. Des investissements conduits trop en avance peuvent s'avérer ainsi inopérants car sous-dimensionnés par rapport aux dernières valeurs retenues, par exemple.

• L’ensemble des projets de textes nationaux sont consultables sur le site http://www.consultations-publiques.developpement-durable.gouv.fr/ 
• Vous pouvez également retrouver l’ensemble des actes européens en consultation à l’adresse : https://ec.europa.eu/info/law/better-regulation/have-your-say/initiatives?frontEndStage=ISC_WORKFLOW&feedbackStatus=OPEN 

Enfin, les bulletins officiels (BO) des différents ministères publient régulièrement des annexes aux arrêtés publiés mais également certains textes de moindre importance (textes nominatifs, circulaires, notes de service, etc.). En HSE, le BO intéressants à consulter seront notamment :

• le BO environnement ;
• le BO travail ;
• le BO santé ;
• le BO douanes (pour tout ce qui concerne la fiscalité) ;
• le BO agriculture (en cas d’activité agroalimentaire).

Pour vous informer sur un domaine particulier de la réglementation, tournez-vous prioritairement vers les sites gouvernementaux (extension « .gouv.fr ») ou les éditeurs spécialisés en droit (Dalloz, LexisNexis, ...) qui véhiculent une actualité juridique fiable.

Aussi, lorsque vous construisez votre référentiel de textes réglementaires applicables, il peut être utile de connaitre le principe défini par la pyramide de Kelsen. En effet, elle permet de fixer qu'une norme (texte réglementaire, en droit) doit respecter celle du niveau supérieur et la mettre en œuvre en la détaillant. Ce principe assure d'établir une cohérence au sein du système juridique français, du bloc constitutionnel au bloc réglementaire. Ce principe permet aussi de ne pas charger, parfois, son référentiel de doublons, comme par exemple de mettre une loi, qui a servi uniquement à codifier ou modifier ou abroger des articles de codes. Avoir les 2 niveaux n'a, dans ce cas, aucun intérêt hormis de charger votre profil et d'évaluer 2 fois la même chose.

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Consulter des sources documentaires spécialisées

De nombreux sites spécialisés mettent à disposition des contenus de qualité et souvent gratuits, qui peuvent constituer une source d’information intéressante et concrète. On peut citer notamment le site de l’Institut National de Recherche et de Sécurité (INRS) en matière de santé-sécurité au travail, qui réalise par ailleurs, des brochures, recommandations et supports destinés à faciliter l’application de la réglementation en matière de prévention des risques.

Un autre moyen de se tenir informé des dernières actualités juridiques en HSE peut être également de s’abonner aux newsletters de certains cabinets d’avocats spécialisés en droit du travail ou droit de l’environnement industriel, par exemple. Mais il est à noter que ces propositions de veilles sont soit très génériques ou trop ciblées, n'offrant ainsi jamais la garantie d'être informé exhaustivement ou spécifiquement pour l'activité de son entreprise.

La mesure de la conformité réglementaire

Si la mise en conformité réglementaire ne fait pas directement référence à l’activité de veille réglementaire, il s’agit bien de sa finalité car sans elle, la veille réglementaire n’aurait que peu d’intérêt. Connaitre des obligations sans en mesurer leur application réelle dans l'entreprise n'apporte pas de valeur ajoutée au travail nécessaire à cette veille et au temps passé, car cela ne prémunit aucunement l'entreprise de toutes les conséquences possibles d'un non-respect d'une réglementation applicable.

Evaluer la conformité réglementaire

La première évaluation de la conformité réglementaire ne se fait pas en un jour. Il s’agit d’un travail laborieux et exigeant auquel peuvent ou doivent être associés de nombreux acteurs ou services (maintenance, ressources humaines, comité social et économique, etc.). Chaque texte applicable, et plus précisément chaque exigence, doit faire l’objet d’une évaluation rigoureuse et factuelle afin d'en déterminer le niveau de conformité.

Etablir un plan d’actions de mise en conformité

Pour chaque non-conformité identifiée, une action corrective doit être définie et attribuée à une personne responsable de sa mise en œuvre. Selon l’importance de la non-conformité et des risques associés, une échéance plus ou moins longue de réalisation pourra être définie.

En fonction du coût de l’action à mettre en place, il arrive que l’entreprise fasse le choix de rester non-conforme, jusqu'au moment de pouvoir financer ou avoir les ressources nécessaires. Elle devra alors être en mesure de pouvoir justifier à l’administration, dans le cas d'un contrôle, que les risques sont quand même maîtrisés et qu’’il s’agit d’un choix "imposé" et conscient de sa part, avec une échéance formelle définie.

Mettre en œuvre le plan d’actions

La mise en œuvre des actions pourra passer par exemple par des travaux d’aménagement, la rédaction de nouvelles procédures ou encore le remplacement de certains produits ou équipements qui ne répondent plus aux règles en vigueur. La levée de chaque écart doit être tracée.

Dans le cadre de cette évaluation de la conformité réglementaire HSE ou autre, les principes de l'amélioration continue s'appliquent entièrement, au même titre que d'autres écarts dans un système de management régi par une norme ISO, quelque soit.

Réaliser efficacement sa veille réglementaire : astuces et conseils

Privilégier une veille réglementaire régulière à une veille ponctuelle

Le meilleur conseil à donner pour réaliser la veille réglementaire est sans doute celui d’opter pour un suivi régulier plutôt que ponctuel. Activité souvent qualifiée de chronophage, la veille réglementaire s’avère bien plus digeste lorsqu’elle est réalisée avec une périodicité d'un mois. 

Concrètement, il est préférable de consacrer au minimum chaque mois quelques temps à la lecture des journaux officiels plutôt que de se programmer la lecture de tous les JO d’un trimestre ou d'un semestre (migraine garantie !). 

Aussi, une périodicité d'un mois est plus à même de limiter les retards de prise en compte des changements et évolutions réglementaires, et d’être en mesure d’identifier assez tôt un nouveau texte qui était d’applicabilité immédiate. Une surveillance hebdomadaire peut être nécessaire selon les risques/enjeux ou la rigueur attendue de l'exactitude de votre niveau de conformité, à l'instant T.

Se créer des supports de veille réglementaire

Afin de garantir un suivi régulier et exhaustif, il est indispensable de se créer un ou plusieurs supports pour réaliser sa veille réglementaire. Au-delà de pouvoir garantir un suivi rigoureux en évitant les oublis, cela permet d’avoir un support à présenter à l’administration en cas d’inspection ou lors d'un audit de certification.

Créer un fichier Excel répertoriant l’ensemble des sources à veiller

La création d’un tableau Excel répertoriant l’ensemble des sources suivies permet d’être certain de n’en oublier aucune mais également de planifier ses phases de veille réglementaire. Une fréquence de consultation des différentes sources de veille en fonction de leur périodicité doit être établie (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, semestrielle).

Si vous êtes familiarisés aux fonctionnalités d’Excel, n’hésitez pas à utiliser des formules et/ou mises en forme conditionnelles afin de faire ressortir si vous êtes hors délai (rouge) ou dans les délais (vert) selon la fréquence de consultation établie.

Exemple :

Créer un fichier Excel répertoriant les différents textes parus

Afin de disposer d’un aperçu général des évolutions réglementaires, nous vous invitons à rassembler l’ensemble des textes parus et applicables dans un fichier Excel dédié, en précisant pour chacun des textes notamment :

• Le domaine concerné (environnement, sécurité) ;
• Le sous-domaine concerné (ex : produits chimiques, radioprotection, etc.) ;
• L’intitulé exact du texte ;
• En cas de texte modificateur, l’intitulé du texte modifié ;
• La date de parution du texte ;
• L’entrée en vigueur du texte ;
• Son caractère applicatif ou informatif : certains textes, non dotés d’un caractère contraignant, ont une nature strictement informative (exemple : circulaires). 
• Les principaux attendus du texte.

Stocker et partager les données de la veille réglementaire

Afin de faciliter l’accès des acteurs concernés de l’entreprise aux résultats de la veille , prenez soin de stocker l’ensemble des informations collectées sur un support dématérialisé et centralisé. Cela permettra aux services d’avoir un accès direct aux textes afin de pouvoir plus facilement s’approprier les nouvelles exigences et mettre en œuvre les obligations réglementaires.

Idéalement, vous pouvez accompagner les textes importants pour l'entreprise d’une notice de synthèse, résumant ses principales exigences et les actions nécessaires pour s’y conformer.

Fiabiliser et croiser ses sources de veille et d’information

Parcourir les journaux officiels est essentiel mais une personne non juriste n’est pas à l’abri d’un oubli ou d’un manque d’attention, d’autant que la lecture de ces supports n’a pas grand-chose de ludique. Il peut être ainsi utile de croiser ses sources afin de s’assurer de ne laisser passer aucun texte. 

Veillez toutefois à ne pas les multiplier inutilement. Le web offre des sources d’information abondantes, souvent gratuites, mais pas toujours d’une qualité égale. D’où l’importance d’effectuer un tri dans les différentes sources disponibles et de ne garder que les plus pertinentes.

Plusieurs critères doivent vous guider dans ce choix : la fiabilité du contenu, la fraîcheur de l’information publiée (le site est-il régulièrement mis à jour ? Les textes réglementaires cités sont-ils toujours en vigueur ?), la réputation du site, etc. Il est important d’apprendre à reconnaître les sources sûres. Pour cela, pensez à vérifier sur Légifrance la validité des références réglementaires citées.

Enfin, n’hésitez pas à consulter d’autres acteurs, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise. Vous pouvez par exemple participer à des groupes de travail ou réunions d’information : clubs QSE organisés régulièrement par certaines chambres de commerce et d’industrie (CCI), réunions d’information de la DREAL, etc.

Connaître précisément l’entreprise et ses activités

Réaliser une veille réglementaire exhaustive nécessite d’avoir une connaissance parfaite des activités de l’entreprise. La personne en charge de la veille doit ainsi porter une attention particulière aux évolutions en cours dans l’entreprise et aux risques que celles-ci sont susceptibles de générer pour les travailleurs et/ou l’environnement :

• Achat de nouveaux équipements ; 
• Modification de certains aménagements des lieux de travail ;
• Achat de nouveaux produits ;
• Augmentation du nombre de salariés : en fonction de l’évolution de l’effectif, une entreprise peut se trouver soumise à de nouvelles réglementations. Les règles applicables peuvent aussi être plus ou moins contraignantes.
• Etc.

Externaliser son processus de veille réglementaire

Obtenir la garantie d’identifier l’ensemble des exigences applicables

Effectuer une veille réglementaire efficace demande d’y consacrer du temps. Or, il est souvent difficile pour un responsable HSE, par ailleurs fortement sollicité au quotidien, de consacrer suffisamment de temps à cette tâche pourtant primordiale.

Externaliser sa veille réglementaire en faisant appel à un prestataire spécialisé peut ainsi constituer une solution intéressante. Pour élaborer le référentiel réglementaire, le prestataire réalise un diagnostic préalable qui lui permet de définir précisément les exigences applicables à partir d’une base réglementaire existante.

Bénéficier d’un accompagnement dans la compréhension des textes

Au-delà de faciliter l’établissement du référentiel réglementaire, externaliser son processus de veille réglementaire permet aussi de bénéficier d’un accompagnement dans la compréhension des textes applicables. Cela peut s’avérer particulièrement intéressant pour un responsable HSE qui ne dispose pas de connaissances approfondies en matière juridique.

Par ailleurs, l’entreprise est ainsi dispensée d’avoir à faire le tri entre les nouveautés réglementaires, ce travail de personnalisation étant pris en charge directement par le prestataire. Des fiches de vulgarisation et de synthèse lui sont mises à disposition afin de lui faciliter la compréhension des textes et l’aider à identifier les actions à mettre en place.

Bénéficier d’un accompagnement dans l’évaluation de conformité

Evaluer sa conformité réglementaire peut constituer un travail long et fastidieux, notamment si l’entreprise est soumise à de nombreuses réglementations. C’est pourquoi le prestataire propose également un accompagnement pour effectuer cette mise en conformité.

L’entreprise a ainsi le choix :

• De conduire elle-même son audit de conformité mais de manière facilitée grâce à la mise à disposition par le prestataire d’un outil dédié (en particulier la mise à disposition de fiches d’audit) ;

• De confier la réalisation de l’audit de conformité directement au prestataire : dans le cadre de journées dédiées, l’entreprise est accompagnée par un référent HSE dans l’évaluation de sa conformité.

Disposer d’un outil dédié à la veille réglementaire et facilitant son suivi

En mettant à disposition de l’entreprise une application de veille réglementaire, le prestataire lui permet de bénéficier d’un outil dédié, dont les fonctionnalités lui permettront de suivre la réglementation de façon simplifiée. Grâce à une actualisation constante du référentiel réglementaire dans l’application, la veille réglementaire s’en trouve fortement facilitée.

Par ailleurs, disposer d’un outil dédié à la veille réglementaire permet également de disposer de différents supports (tableaux de bord, graphiques statistiques) qui présentent de nombreux avantages notamment :

• Faciliter la communication d’informations sur le niveau de conformité et son évolution, que ce soit envers la hiérarchie, les organismes d’inspection, l’auditeur dans le cadre d’une certification… ;
• Permettre de préparer de façon efficace les audits ou revue de direction dans le cadre du système de management ;
• Suivre et diffuser facilement les indicateurs de conformité réglementaire.